Για μια επιχείρηση παραγωγής τροφίμων είναι σημαντικό να λαμβάνει πληροφόρηση από τους τελικούς καταναλωτές για τα προϊόντα της βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων (τιμή, ποιότητα, ασφάλεια, τήρηση προδιαγραφών κλπ). Έτσι μπορεί να δει τις αδυναμίες τις και τα περιθώρια βελτίωσης. Πόσες επιχειρήσεις όμως ζητάνε αντίστοιχες πληροφορίες από τους προμηθευτές τους; Δυστυχώς λίγες και ακόμα λιγότερες γνωρίζουν πως να εκμεταλλευτούν αυτές τις πληροφορίες. Το μεγαλύτερο κομμάτι της αγοράς δεν δίνει την απαραίτητη σημασία στις σχέσεις με τους προμηθευτές των πρώτων και βοηθητικών υλών, χωρίς να αντιλαμβάνεται την σημασία αυτής της σχέσης.

Το αποτέλεσμα μιας σοβαρής διαδικασίας αξιολόγησης του προμηθευτή είναι η απόλυτη ικανοποίηση του τελικού πελάτη. Σε πρακτικό επίπεδο, αυτό σημαίνει να μπορέσει η επιχείρηση να εντοπίσει τι πάει σωστά και τι λάθος και να μπορέσει να καταστρώσει και να υλοποιήσει ένα σχέδιο διόρθωσης των λαθών αυτών. Η ικανοποίηση του πελάτη είναι μια διαδικασία που επιτυγχάνεται έπειτα από υπεύθυνη, συνεπή και με συνεχή έλεγχο της ποιότητας, συνεργασία μεταξύ της επιχείρησης και των προμηθευτών της. Αυτό απαιτεί στενή και σοβαρή σχέση με τους προμηθευτές, οι οποίοι θα είναι πρόθυμοι να ανταποκριθούν στις απαιτήσεις.

Για να επιτευχθεί αυτό θα πρέπει να τεθούν σχετικοί όροι και προϋποθέσεις πριν την σύναψη μιας σταθερής σχέσης συνεργασίας. Δηλαδή θα πρέπει ο προμηθευτής να γνωρίζει εκ των προτέρων ποια κριτήρια θα πρέπει να τηρεί ως εταιρία και βάσει ποιών κριτηρίων θα αξιολογηθούν τα προϊόντα που παραδίδει στην εταιρία σας. Επίσης είναι σημαντικό να πληροφορηθεί ο προμηθευτής τον τρόπο και τη συχνότητα που θα αξιολογείται από εσάς. Έτσι οι δυο εταιρίας θα μιλάνε μια «κοινή γλώσσα» αποφεύγοντας παρεξηγήσεις και διαμάχες.

Η εταιρία σας έχοντας το ρόλο του «πελάτη», θα πρέπει να επιδιώξει να συνεργάζεται με προμηθευτές που να μπορούν να διαθέσουν:

• προϊόντα που τηρούν ή και ξεπερνούν τις προδιαγραφές που ικανοποιούν τις ανάγκες σας
• προϊόντα που να έχουν άριστη υποστήριξη μετά την πώληση
• προϊόντα, η ποιότητα των οποίων να είναι πάντα σε υψηλά επίπεδα
• προϊόντα τα οποία να παραδίδονται πάντα σύμφωνα με το πρόγραμμα και τα συμφωνηθέντα
• προϊόντα που η τιμή τους είναι ανταγωνιστική

Για να μπορέσει η εταιρία σας να συνεργαστεί με προμηθευτές, που θα είναι σε θέση να προσφέρουν τα παραπάνω, θα πρέπει να διαθέτει μια σωστά μελετημένη διαδικασία αξιολόγησης των προμηθευτών της, η οποία θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στα μέτρα της και να μπορεί να δώσει αξιοποιήσιμα δεδομένα. Η αξιολόγηση των προμηθευτών, θα πρέπει να είναι βασισμένη στις εξής διαδικασίες ή διεργασίες που ακολουθούν, προκειμένου να καθορίσει τα κατάλληλα κριτήρια:

• Παραλαβές. Τα κριτήρια που αφορούν τις παραλαβές εστιάζουν στις παραδόσεις των προϊόντων, τους χρόνους, την υποστήριξη και την απόδοση σε σχέση με το κόστος. Παραδείγματα τέτοιων κριτηρίων μπορούν να αποτελέσουν ο αριθμός των ολοκληρωμένων παραγγελιών, η ταχύτητα παράδοσης (ιδιαίτερα σε περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει στοκ), η δυνατότητα αντικατάστασης προβληματικών προϊόντων, η ανταπόκριση σε επείγουσες παραγγελίες, η απουσία λαθών στις χρεώσεις κλπ.
• Τεχνολογία. Τα κριτήρια αφορούν το βαθμό ενσωμάτωσης της τεχνολογίας στα προϊόντα του προμηθευτή και μπορούν να είναι η ύπαρξη καινοτομιών (σε επίπεδο προϊόντος ή συσκευασίας), η χρήση ανακυκλούμενης συσκευασίας, η χρήση συσκευασίας που αυξάνει τη διάρκεια ζωής του προϊόντος.
• Ποιότητα. Τα κριτήρια που αφορούν την ποιότητα θα πρέπει να είναι και ποσοτικά, εκτός από ποιοτικά και όπως προαναφέρθηκε θα πρέπει να «απαιτηθούν» και να συμφωνηθούν πριν την σύναψη συνεργασίας με τον προμηθευτή. Τέτοια κριτήρια είναι ο αριθμός των πιθανών ανακλήσεων, η απόδοση σε μια εικονική ανάκληση, ο χρόνος αντίδρασης σε περίπτωση προβλήματος, ο βαθμός τήρησης των προδιαγραφών, ο αριθμός απορριφθέντων υλών, η επίδοση σε μια επιθεώρηση κλπ.
• Τήρηση προδιαγραφών. Τα κριτήρια αφορούν την ικανότητα του προμηθευτή να παρουσιάσει έγκυρα αποδεικτικά στοιχεία για την τήρηση των προδιαγραφών και της ποιότητας. Τέτοια κριτήρια είναι οι αναλύσεις των προϊόντων που παραδίδονται, πιστοποιητικά καταλληλότητας, πιστοποιητικά εφαρμογής συστημάτων, σχετικών με την ασφάλεια των τροφίμων και την ποιότητα, αναλυτική παρουσίαση των συστατικών, δήλωση για την ύπαρξη αλλεργιογόνων ουσιών κλπ.

Εκτός από τα κριτήρια αξιολόγησης των προμηθευτών και την βαρύτητα κάθε κριτηρίου, μεγάλης σημασίας είναι και η κλίμακα αξιολόγησης, η οποία μπορεί να είναι περιγραφική (π.χ. ικανοποιητικό, πολύ καλό, κακό, εκτός προδιαγραφών κλπ) ή αριθμητική. Η δεύτερη λύση θεωρείται καλύτερη καθώς μπορεί να γίνει πιο αντιπροσωπευτικά η σύγκριση της επίδοσης μεταξύ δυο διαφορετικών προμηθευτών. Επίσης η κλίμακα με άριστα το 100 είναι προτιμότερη από την κλίμακα με άριστα το 5, καθώς μπορεί να αποδώσει πιο παραστατικά τα αποτελέσματα και είναι και πιο εύκολο να διαβαστεί (μια βαθμολογία 87,5 είναι πιο ακριβής από μια βαθμολογία 4,25).

Σε γενικές γραμμές θα πρέπει να τονιστεί ότι η αξιολόγηση των προμηθευτών της επιχείρησής σας, έχει σαν στόχο την προστασία της ίδιας της επιχείρησης από λάθη και ελλείψεις που πιθανόν να οφείλονται σε άλλους, αλλά εν τέλει φτάνουν στον καταναλωτή. Η διαδικασία παραγωγής τροφίμων δεν μπορεί να αποσυνδεθεί από την διαδικασία της ικανοποίησης του πελάτη και δεν μπορεί να απομονωθεί από την τροφική αλυσίδα (από το χωράφι στο πιάτο). Τέλος θα πρέπει να γίνει σαφές ότι πάνω απ’ όλα για να έχει νόημα και αποτέλεσμα η αξιολόγηση των προμηθευτών θα πρέπει να υπάρχει συνεργασία και συναίνεση από την πλευρά τους.