Τα βήματα που ακολουθούνται για την εγκατάσταση και εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης της Ασφάλειας των Τροφίμων είναι τα εξής (συμπεριλαμβανομένης της πιστοποίησης, η οποία είναι βάσει νόμου προαιρετική):

1.Στάδιο αρχικής αξιολόγησης της επιχείρησης

Κατά το στάδιο αυτό πραγματοποιείται επιτόπια αξιολόγηση των χώρων και του τρόπου λειτουργίας, σε σχέση με τους κανόνες που διέπουν τις αρχές της  Ορθής Βιομηχανικής και Υγιεινής Πρακτικής (GMP’s & GHP’s), καθώς και σε σύγκριση με τις απαιτήσεις του προτύπου. Κατόπιν, συντάσσεται και αποστέλλεται έκθεση αξιολόγησης της υφιστάμενης κατάστασης και η επιτευχθείσα βαθμολογία σε ποσοστό επί τοις εκατό (με το ποσοστό 100% να αντιπροσωπεύει την επιτυχή πιστοποίηση).

2. Τεκμηρίωση/Σύνταξη της μελέτης σύμφωνα με το πρότυπο

Στο στάδιο αυτό, συντάσσονται από τη food:grade και παραδίδονται οι οδηγίες εργασίας του προσωπικού της επιχείρησης, ενώ πραγματοποιείται και εκπαίδευση του συνόλου του προσωπικού σε θέματα Υγιεινής των Τροφίμων και εφαρμογής του προτύπου. Ακολουθεί η συγγραφή του εγχειριδίου ασφάλειας τροφίμων, του σχεδίου HACCP και των διαδικασιών, βάσει του προτύπου που έχει επιλεχθεί. Τέλος, παραδίδεται στην επιχείρηση το σύνολο της τεκμηρίωσης του προτύπου και ακολουθεί εκπαίδευση της Διοίκησης σε θέματα συντήρησης και εφαρμογής της μελέτης και του συνόλου του προσωπικού σε θέματα ασφάλειας και υγιεινής των τροφίμων.

3. Προαξιολόγηση του συστήματος

Αφού εφαρμοστεί για ικανό χρονικό διάστημα η μελέτη και συμπληρωθεί αντίστοιχος αριθμός εντύπων του συστήματος, ακολουθεί η εσωτερική επιθεώρηση από τη food:grade. Η εσωτερική επιθεώρηση προσομοιάζει την επίσημη επιθεώρηση του Φορέα Πιστοποίησης και έχει στόχο να προλάβει τυχόν ατέλειες πριν την τελική επιθεώρηση. Κατά την εσωτερική επιθεώρηση ελέγχεται η τεκμηρίωση και η αποτελεσματικότητα της εφαρμογής του συστήματος καθώς και η συμμόρφωση της επιχείρησης με τα προαπαιτούμενα της Ορθής Βιομηχανικής και Υγιεινής Πρακτικής

4. Αξιολόγηση του συστήματος από Διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης

Η επιχείρηση αποστέλλει αίτηση πιστοποίησης στον Διαπιστευμένο Φορέα Πιστοποίησης της αρεσκείας της και ορίζεται η ημερομηνία της τελικής επιθεώρησης. Κατά την επιθεώρηση/εξέλεγξη από τον Φορέα και εφόσον διαπιστωθούν παρατηρήσεις - μη συμμορφώσεις πραγματοποιούνται οι απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες και εφ’ όσον υπάρχει πλήρης συμμόρφωση, σε σχέση με τις απαιτήσεις του προτύπου, παραλαμβάνεται το Πιστοποιητικό.